Comme vous avez pu le constater ces deux/trois derniers jours, changement de rythme pour TDW… moins (voir pas) d’articles publiés et cela pour une raison simple: après presque trois semaines de célibat forcé, mes femmes sont revenues de Bulgarie.

Après une grosse quinzaine de jours où j’ai pu rester tard au travail, me lever un peu plus tard et flemmarder en caleçon sur le canapé, aller picniquer à l’improviste ou descendre quelques bières, l’ambiance redevient plus studieuse, on revient sur un rythme normal (avant de recasser ce rythme avec la rentrée de mademoiselle à l’école).

Depuis maintenant quelques mois j’essayes de maintenir ma boîte (ou plutôt l’une de mes nombreuses boîtes) email dans un état que j’espère proche du potentiel maximal d’efficacité…

Je me suis inspiré pour cela d’un concept pas des plus récent qui s’appelle InboxZero, de Merlin Mann (un des mecs de 43Folders).

Le principe?
C’est relativement simple (même si moi je n’utilise pas la composante GTD d’InboxZero)… le principe est de dire qu’idéalement votre boîte de réception doit être vide ou presque.
Si un email vous prend moins de quelques minutes à répondre vous le faites tout de suite…
Sinon deux options:
- vous taggez correctement l’email en question (pour Gmail ou le rangez dans un dossier correct pour un autre client email) et vous les laissez sur place pour y répondre plus tard
- vous le taggez et l’archivez pour y répondre plus tard (mais c’est pas un truc urgent)

Si le mail n’a pas besoin d’une réponse urgente ou que cela vous prendra plus de quelques minutes à y répondre, vous le taggez et vous passez à autre chose. Si un email est laissé plus d’une semaine et toujours pas traité, cela veut dire que ce n’était pas si urgent que ça et vous l’archivez… (pour éventuellement y revenir plus tard)

C’est une méthode super simple pour se débarrasser du bordel qui inonde nos boites de réception d’email (moi j’en reçois une bonne cinquantaine par jour perso + blog + boulot).

Seul problème et pas des moindres: passer sur les centaines d’emails stockés bêtement dans la boite de réception, les tagger correctement et les archiver.

Certes les filtres de Gmail sont bien utiles et vous permettent d’accélérer un peu le travail, il n’empêche qu’il m’a fallut une bonne semaine (pas full time, je vous rassure, mais en cumulé ça devait bien faire quelques heures de travail) il y a de cela quelques mois pour y arriver.

Aujourd’hui j’ai 9 emails en attente de réponse… et la gestion des emails est beaucoup plus sereine.
Et vous c’est quoi votre méthode pour gérer ce flux continu d’emails qui vous arrive chaque jour?

Pour un nouveau projet (que ce soit dans une nouvelle structure ou une structure déjà existante), vous avez toujours un choix entre trois possibilités avec à chaque fois des inconvénients et des avantages…

1. Equipe maison
C’est sans aucun doute la solution la plus pratique et la plus durable, mais avec deux obstacles majeures:
- recrutement: et oui, il va vous falloir vous “équiper” avec des prestations et talents parfois divers (chef de projet, dev, graphiste, ergonome, etc…) et tenter de construire une équipe cohérente et efficace. Un art difficile.
- prix initial élevé: outre les divers recrutements, vous allez devoir investir dans des infrastructures: local, mobilier, ordinateurs, serveur de développement, etc… pas évident au tout début d’un projet

2. Prestataire externe
C’est le deuxième choix qui vient tout de suite à l’esprit: confier l’éxécution du développement de votre application ou service par une entreprise externe, soit en un seul bloc, soit par morceaux (juste le graphisme ou le développement par exemple). Plusieurs inconvénients:
- prix élevé: vous louez des compétences et un savoir-faire et tout cela se paye, que ce soit en Agence ou en SSII au prix fort, attendez-vous donc à une note salée…
- définition précise et bloquée du projet: puisqu’un prestataire s’occupe de tout, vous avez besoin de lui fournir une idée extrêmement précise et bloquée de votre projet. Les changements de direction ou d’orientation se paient cash (avec un acompte de 30% à la signature)!

3. Groupe de freelance
C’est votre dernier choix, de trouver divers compétences que vous allez employer pour leur savoir-faire. Beaucoup d’avantages à cette solution, puisque souvent vous avez affaire à des gens compétents, indépendant, avec un prix inférieur aux agences, mais quelques inconvénients:
- nécessité presque obsolue de maîtriser la gestion de projet en interne (même si vous pouvez engager un freelance pour gérer les freelances… mais là ça devient compliqué), pour gérer les délais et les différents corps de métiers et freelance qui travaillent pour vous.
- il existe beaucoup de freelance, et en trouver un est toujours difficile… mieux vaut connaître quelqu’un qui connaît quelqu’un, etc…

Trois solutions, avec des coûts et des conditions divers qui correspondent à trois étapes bien précises d’avancement d’un projet (je conseille par ordre chronologique 3, 2 puis 1… sauf si on peut zapper la phase 2 si possible)

Et vous c’est quoi vos différentes expériences?

Un petit screencast réalisé hier soir sur Spaces, le gestionnaire de bureaux virtuels de Mac OS X…

ScreenCast TDW: Mac OS Spaces from babozor on Vimeo.

Si vous avez des remarques/questions, n’hésitez pas (ou des propositions, suggestions de screencast)

Quelques commentaires sur un post précédent m’ont fait un peu réfléchir sur deux choses:
- le caractère encore très hiérarchisé de l’achat de matériel (où dans certaines structures les contrôleurs de gestion se baladent avec un laptop à 2000 euros et les dev avec une bouse à 500)
- le manque de recul et de calcul de certains… qui ont à mon goût une vue à très court terme.

Je comprends aussi que dans les micro-structures, chaque dépense est importante, voici donc un petit calcul qui sera plus court et surtout plus explicite que beaucoup de discours.

Une année se découpe en environ 53 semaines, donc 265 jours potentiellement travaillables (53*5)
Enlevez 5 semaines de vacances (donc 25 jours travaillables) et encore quelques jours pour les divers maladies et vous avez dans l’année un capacité de travail d’environ 230 jours (en étant un poil pessimiste).
Je suis payé 48k€ brut par an, ce qui coûte environ 67 200€ à l’entreprise (en comptant environ 40% de charge), ce qui fait mon tarif journalier à environ 300€ par jour.
Donc le prix d’un MacBookPro est couvert en environ 7 jours de travail, soit 56 heures…

Aujourd’hui en dehors de la veille (qui fait partie de mon travail: installer des trucs, bidouiller, etc…), j’ai dû dépenser en cumulé maximum 2 jours dans l’année pour des problèmes techniques sur mon MacBookPro (aussi bien fonctionnement de la machine que l’OS).

Si votre temps de maintenance par an dépasse les 72 heures, que ce soit sous Windows (XP ou Vista) ou une distribution Linux, c’est pour vous une économique d’acheter un MacBookPro.

Par expérience, dans mes anciens boulots, avec mes anciennes machines (desktop ou laptop, que ce soit sous Win ou Linux), je devais passer en moyenne entre une demi-heure et une heure par jour improductif, soit pour des questions de machine lente, soit pour des raisons de mises à jour, incompatibilité, problème de drivers, devoir passer par deux programmes différents pour un truc simple, etc…
Disons pour minimiser une demi-heure par jour -> 115 heures sur l’année -> presque 15 jours (en prenant 8h/jour comme base)… 4500 euros (le prix de deux MacBookPros), alors toujours pas convaincu??

C’est aussi simple que ça… est ce que ça vous parle plus maintenant ou vous avez toujours un doute??