Inbox Zéro: un email enfin efficace?!
Publié le 22 August 2008, par Babozor dans la catégorie Gestion de projet, Organisation, méthodo..., OutilsDepuis maintenant quelques mois j’essayes de maintenir ma boîte (ou plutôt l’une de mes nombreuses boîtes) email dans un état que j’espère proche du potentiel maximal d’efficacité…
Je me suis inspiré pour cela d’un concept pas des plus récent qui s’appelle InboxZero, de Merlin Mann (un des mecs de 43Folders).
Le principe?
C’est relativement simple (même si moi je n’utilise pas la composante GTD d’InboxZero)… le principe est de dire qu’idéalement votre boîte de réception doit être vide ou presque.
Si un email vous prend moins de quelques minutes à répondre vous le faites tout de suite…
Sinon deux options:
- vous taggez correctement l’email en question (pour Gmail ou le rangez dans un dossier correct pour un autre client email) et vous les laissez sur place pour y répondre plus tard
- vous le taggez et l’archivez pour y répondre plus tard (mais c’est pas un truc urgent)
Si le mail n’a pas besoin d’une réponse urgente ou que cela vous prendra plus de quelques minutes à y répondre, vous le taggez et vous passez à autre chose. Si un email est laissé plus d’une semaine et toujours pas traité, cela veut dire que ce n’était pas si urgent que ça et vous l’archivez… (pour éventuellement y revenir plus tard)
C’est une méthode super simple pour se débarrasser du bordel qui inonde nos boites de réception d’email (moi j’en reçois une bonne cinquantaine par jour perso + blog + boulot).
Seul problème et pas des moindres: passer sur les centaines d’emails stockés bêtement dans la boite de réception, les tagger correctement et les archiver.
Certes les filtres de Gmail sont bien utiles et vous permettent d’accélérer un peu le travail, il n’empêche qu’il m’a fallut une bonne semaine (pas full time, je vous rassure, mais en cumulé ça devait bien faire quelques heures de travail) il y a de cela quelques mois pour y arriver.
Aujourd’hui j’ai 9 emails en attente de réponse… et la gestion des emails est beaucoup plus sereine.
Et vous c’est quoi votre méthode pour gérer ce flux continu d’emails qui vous arrive chaque jour?
le 22 August 2008 à 16h11
Perso je me contente de Thunderbird, les filtres permettent un classage automatique des mails dans des dossiers précis en se basant sur le mail expéditeur, le sujet , et plein d’autre choses.
Plutôt pas mal, en vrai
le 22 August 2008 à 16h40
J’utilise plus ou moins la même méthode que la tienne.
Dans le même temps, je reçois beaucoup moins de mails, je pense
le 22 August 2008 à 17h38
Pour ma part je n’archive rien sur mon gmail, je me contente de bien le tagger et de mettre les filtres qui vont bien. J’en parle là d’ailleurs : http://www.forevolution.fr/2008/08/gmail-noubliez-pas-les-filtres/
le 23 August 2008 à 01h08
Je n’utilise plus que Gmail (j’ai centralisé toutes mes boîtes mail qui étaient avant hébergées sur mon dédié), et je lis et réponds à mes mails le plus vite possible, souvent plusieurs fois par jour. D’ailleurs j’utilise aussi Gmail sur mon cellphone (LG Viewty), ce qui me permet de ne pas prendre de retard, même quand je suis dans le train ou en vacances.
Il m’arrive souvent aussi, quand un mail nécessite plus de réflexion et de temps pour y répondre, de le taguer pour le traiter plus tard.
le 23 August 2008 à 02h00
Pareil que Tsadiq, pour le boulot j’utilise Thunderbird, excellente messagerie. Je me sers bcp des dossiers et des filtres. J’utilise aussi les labels dont un “REGLE” qui me permet de voir les mails en cours (ou importants). Donc ma “boite de reception” contient très peu de mails.
Sinon pour Gmail, j’utilise pas mal de labels et de filtres aussi, mais en réalité, ils ne me sont pas d’une très grande utilité, la fonction Rechercher est tellement efficace
le 24 August 2008 à 19h10
Bien souvent les interlocuteurs interviennent sur des sujets identiques et le tri par interlocuteur (email) permet de faire un premier jet très rapide. En général il ne reste que quelques personnes qui interviennent sur des sujets transverses.
J’essaye également d’ajouter des tags au début du sujet de mes mails ce qui permet de les retrouver rapidement lorsque plusieurs personnes me font des reply. Une 10e de tags génériques permettent de faire un premier regroupement. Cela permet de maintenir un classement indépendamment du client mail et commun au reste de l’équipe.