J’en ai déjà parler à plusieurs reprises, mais c’est un sujet important… puisque c’est souvent via la gestion de projet (et non les qualités technique intrinsèques des personnes) qu’un projet rencontre des difficultés: retards accumulés, choix repoussés éternellement, mauvaise organisation générale, pas ou pas assez de communication, etc…

Même pour une petite structure (voir même une micro-structure) ce sont des dangers qui vous guettent, voici donc quelques outils indispensables à mettre en place au plus vite.

1. Outil de gestion de projet - communication : BaseCamp (0-25$/mois)
J’en ai déjà parlé plusieurs fois et pour moi c’est l’outil de gestion de projet ultime: simple mais complet, une version gratuite (bien que limitée) est disponible (bien que je conseille toujours la version payante bien plus complète).
J’utilise de façon intensive (et c’est peu de le dire) les todo-list, aussi bien pour gérer mes tâches et sous-tâches, que pour en affecter aux autres personnes qui travaillent sur le projet, ainsi que les milestones pour ne pas perdre de vue es différentes livraisons prévues.
C’est un outil précieux, aussi bien en interne, qu’en externe, qui permet une communication beaucoup plus simple et plus fluide.

2. Outil de communication - Email : Google Apps for your domain (0€)
Autant le dire tout de suite, gérer 37 comptes email, le serveur qui tombe, etc… c’est juste chiant. Si vous n’êtes pas un admin système averti, vous courrez au devant d’emmerdes sans nom. Comme vous êtes une petite structure, vous n’avez pas de temps à perdre avec ça, donc déporter ça sur quelqu’un d’autre est toujours une bonne idée.
Google Apps vous permet l’ouverture d’un email pour votre collaborateur en quelques secondes, un accès IMAP et WebBased immédiat…

3. Outil de plannification : Gantt Project (0€)
Même si je ne suis pas fanatique de cela et que c’est une tâche ingrate, pour avoir un peu de visibilité, il est important (même en mode ultra macro) de pouvoir définir (même à la louche) des dates de livraison pour les différentes étapes du projet. Gantt Project est un outil OpenSource et gratuit (et disponible sur les 3 plateformes: Windows, Mac et Linux) qui vous permet cela.
J’avoue je l’utilise pas tous les jours, au plus une fois par semaine pour corriger les jours consommés et les dates de livraison, mais cela permet d’avoir vraiment une meilleur visibilité sur les projet (et les investisseurs et VC adorent les diagrammes de Gantt c’est bien connu)

4. Outil de gestion de version de fichiers : SubVersion (0€)
Juste indispensable (et j’en ai parlé de maintes fois) aussi bien pour vos développements que pour vos documents collaboratifs (même si dans une moindre mesure)… oui c’est un peu contraignant à utiliser au début, mais c’est tellement pratique et ça vous sauve la vie dans certains cas.

5. Outil de collaboration : Trac (0€)
C’est un peu “pain in the ass” à installer, mais outil très pratique, puisqu’il rassemble un outil de visualisation de version de fichiers, un wiki (pages web éditables de façon collaborative) et surtout un outil de gestion de tickets (pour les bugs éventuels).

6. Outil de gestion de version de fichier côté client: Tortoise (0€)
Pour ceux qui sont sous Windows et qui veulent utiliser subVersion pour toutes sortes de documents (c’est particulièrement pratique pour les documents administratifs ou de conception), ce qui leur permet de remettre à jour les fichiers, voir les modifications des copains, revenir à une version précédente, etc… c’est un peu subversion à destination des non développeurs.

On voit donc que ce sont en général des outils peu coûteux (25 dollars par mois maximum), le plus souvent OpenSource et relativement simple à installer. Le plus souvent c’est l’habitude d’utiliser ces outils qui est dure à prendre, mais les avantages en sont nombreux…

Et vous c’est quoi vos outils indispensables pour une petite structure?

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Cet article a été posté le Tuesday 29 July 2008 à 2:44 pm et a été classé dans la catégorie Gestion de projet, Organisation, méthodo..., Outils.