C’est un sujet récurent pour tous les travailleurs du web: optimiser son temps, puisque c’est la denrée la plus rare et la plus précieuse dans notre métier (et en même temps j’en “gâche” un max en faisant de la veille et en blogant, mais j’y reviendrais plus tard).

Qu’est ce qui nous fait perdre le plus de temps?
C’est sans aucun doute, la multitude de tâches à effectuer en parallèle et le fait de zapper de l’une à l’autre qui nous fait perdre un temps des plus précieux.
Exemple:
Vous travaillez et un pote vous envoi un message sur skype d’une vidéo que vous “devez” voir… ça prendre certes une seule minute, mais vous perdez cinq à dix minutes facile pour vous re-concentrer (voir plus si vous interpellez vos collègues à l’autre bout de l’OpenSpace)
Autre exemple:
Vous travaillez et une mise en ligne a été prévue dans l’après midi, mais toute la matinée vous ne cessez de recevoir des demandes de modification de dernière minute, que ce soit par Mail, IM ou téléphone… bilan de la matinée: productivité pitoyable (45 minutes de boulot cumulé sur la matinée) et super à la bourre.

C’est le passage impromptu d’une tâche à une autre sans organisation qui vous fait perdre énormément de temps, vous force ensuite à tenter de vous re-concentrer, en attendant la prochaine interruption.

Comment optimiser tout ça?
Vous avez certes besoin de répondre à vos emails, faire de la veille, écrire quelques articles pour votre blog ou discuter avec vos potes/camarades sur skype, mais pourquoi ne pas mutualiser ce temps morcelé et décider de moments ou vous êtes disponible et prêt à être dérangé.

Et dans les faits, ça marche comment?
Tout ça c’est bien beau, mais le monde réel et/ou du travail n’est pas aussi idyllique que ça, comment faire alors pour vraiment optimiser son temps?
1. Des moments réservés
Par jour, je me réserve deux/trois moments pour pouvoir être “accessible” (ouais le mot paraît un peu pompeux…), dérangé par certains nouveaux moyens de communication: skype, twitter, emails, etc…
Pour parer à toute déviation, j’ai désélectionné le démarrage automatique de certaines applications (comme skype et twhirl) au lancement de ma machine, pour éviter que ces moments réservés ne débordent.
Je reste complètement joignable par téléphone en cas de grosse urgence, pour le reste ça attendra un peu (et dans les faits j’ai jamais vu de vrai urgence, donc…).
2. Education
Là c’est à vous d’expliquer à vos collègues et/ou supérieurs que vous avez besoin de concentration et que donc vous ne devez pas être dérangés (en général ils comprennent très bien), établissez des règles. Par exemple, j’essaie de réserver le matin aux tâches les plus difficiles, celles qui demandent le plus de concentration et de réflexion (quand mon cerveau est encore frais) avec une pause vers 11h pour un rapide check de mes emails, pour ensuite replonger jusqu’au déjeuner. Je fais passer le message clair, que à part un serveur en feu ou une urgence du même type, on ne me dérange pas. Et ma productivité à littéralement explosée…
3. Des moments de détente
C’est ça le plus appréciable, vu que vous carburez comme un ouf, vous pouvez (et dans un sens devez) prendre quelques moments dans la journée où vous décompressez un peu et pouvez vaquer à des occupations plus puériles ou moins immédiatement productives: petite veille, edition d’articles pour le blog, IM, etc… sont les bienvenus puisqu’ils vous détendent, vous vident un peu l’esprit et vous permettent ensuite de vous re-concentrer et être encore plus productifs.

Voilà donc ma méthode, encore en cours de perfectionnement mais qui pour l’instant donne des résultats plutôt positifs…
Et vous? c’est quoi votre méthode??

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Cet article a été posté le Monday 16 June 2008 à 8:21 pm et a été classé dans la catégorie Gestion de projet, Organisation, méthodo..., Outils.