Ah… je pourrais en parler des heures (et en faire plein de réunions super constructives). Les travailleurs du web aiment les réunions, enfin certains… mais ces fameuses réunion on tendance à se multiplier et à devenir complètement contre productive. Au lieu de nous aider à résoudre nos problèmes, elle nous en créait.
Comment donc résoudre ce problème et éviter la réunionite aigue?

1. inviter le moins de personnes possibles
Moins il y aura de personnes et moins vous avez de chance que votre réunion, traîne en longueur parceque machin est pas encore arrivé ou que bidule reçoit un coup de fil… vous éviterez aussi le parasitage de votre réunion par des sujets qui ne la concernent pas.
Au delà de 4/5 personnes la réunion devient inefficace à souhait, donc limitez le nombre de personnes à celle qui ont réellement le besoin d’y assister (et éventuellement faite un compte rendu concis pour en informer un plus grand nombre)

2. définir les sujets abordés
Définissez un ordre du jour précis, et respectez le. Même si certaines personnes veulent toujours faire glisser une réunion vers un thème particulier qui leur est cher, ne les laissez pas faire, recadrez les et notez le thème de la discussion pour une éventuelle prochaine réunion.
Pour beaucoup la réunion est un exercice de pouvoir… alors que cela devrait être justement le moment de partager peu importe le niveau hiérarchique. Si la discussion n’est pas dans l’ordre du jour, mettez y fin (quitte à froisser un peu le perturbateur).

3. définir la durée de la réunion
Très important, les réunions à rallonge sont toujours une calamité. Prévoyez des thèmes et donc une durée qui ne dépasse pas une heure (grand maximum). Dès que le temps est passé, même si tout n’a pas été discuté, mettez fin à la réunion et éventuellement prévoyez en une autre pour approfondir certains points.
Utiliser un réveil est une bonne solution pour éviter que le temps de réunion ne dérape (c’est un moyen un peu extrême mais qui marche étonnement bien).

4. ne pas hésiter à recadrer la réunion
La discussion dérape sur un combat entre deux personnes (comme cela arrive la plupart du temps)? N’hésitez pas à recadrer le sujet de la réunion et à leur faire remarquer qu’ils peuvent régler leurs comptes en dehors de cette réunion et que ce n’est en rien le thème de cette réunion.

5. ne pas hésiter à jeter des gens de la réunion
Machin s’ennuie ferme parcequ’il n’a rien à faire dans cette réunion (d’ailleurs pourquoi a-t-il été invité), ou Bidule monopolise tout le temps de parole et l’attention? N’hésitez pas à les mettre dehors… je sais que c’est un exercice périlleux surtout dans certaines entreprises, mais il existe des moyens diplomatiques pour le faire.

6. réglez les problèmes en dehors de la réunion
Si dans une réunion on arrive à un point de non retour et qu’il n’y a aucune communication, que chacun campe sur sa position, rien ne sert d’en débattre pendant des heures. La plupart du temps les gens se braquent, parceque la réunion c’est aussi un outil de l’affirmation de son pouvoir. Mieux vaut mettre une pause sur le sujet, quitte à revenir dessus après et passer à autre chose.
Il sera toujours après en petit comité ou en dehors de la réunion de régler ces différents problèmes.

7. mâchez le travail avant la réunion
Passer deux heures, a expliquer des slides, à les lire ne sert à rien. Assurez vous que la réunion est constructive: envoyez leur les documents de préparation suffisamment tôt et assurez vous qu’ils les aient lus… cela vous fera économiser un temps précieux.

8. ne faites aucune réunion
Est ce que ce sujet a vraiment besoin d’une réunion? Ce problème ne peut-il pas se résoudre par email ou en allant voir directement les gens concernés? Si oui, évitez tout simplement la réunion, et informez les gens par d’autres voix…

Vous voilà maintenant paré pour affronter vos séances de réunion, plus courtes, avec moins de personnes et surtout des réunions qui vous concernent.
Je sais que pendant un temps, les divers réunions étaient pour moi un moment de détente, de relaxation, je n’écoutais pas grand chose de ce qui se disait (puisqu’en général j’étais déjà au courant à peu près de tout), j’essayais de place deux/trois remarques à des moments clefs et le reste du temps je pensais à la liste de mes courses, aux trucs importants que j’allais devoir faire après, à la pause déjeuner… ou je dessinais sur mon bloc notes, bref tout sauf constructif. Je suis un adepte des réunions éclairs: 5 minutes chrono, trois personnes (allez quatre) maximum, on dit ce qu’on a a dire et hop on retourne travailler.
Je pense que c’est un grand maux de beaucoup d’entreprises et des webagency en particulier, au lieu de communiquer elles organisent des réunions (c’est qui pour moi est une antithèse, dans les réunion on n’écoute pas, on s’écoute parler ou on attend le bon moment pour placer sa remarque qui tue pour se faire bien voir par ses supérieurs et ce n’est PAS de la communication).

Vous avez des anecdotes rigolotes sur les réunions, ou vous voulez nous faire partager votre expérience?

Cet article a été posté le Friday 17 August 2007 à 2:22 pm et a été classé dans la catégorie Gestion de projet, Outils.