Après avoir écrit un article sur les outils de gestion de projet et les divers outils à disposition, j’ai découvert grâce au commentaire de Salvador un outil que je ne connaissait pas: dotProject
Après l’avoir testé pendant quelques jours, voici mes impressions:
(j’essayerais dans les jours qui suivent de faire de même pour ActiveCollab, Mantis et Trac)

1. Présentation

dotProject est un outil OpenSource web-based (nécessite Apache, PHP et MySQL entre autre) de gestion de projet assez complet.
Il intègre notamment certaines fonctionnalités proches d’ActiveCollab en y rajoutant certaines spécificités (nous y reviendrons plus tard), mais en ajoutant aussi certaines fonctions bien pratiques, comme le partage des contacts, des forums, gestion de tickets, etc…

2. Dashboard

Après vous être loggé, vous arrivez sur la page d’entrée de votre outil, qui vous permet de voir les tâches et évènements en cours, ainsi qu’un calendrier sur le côté droit de l’écran.
Vous pouvez créer un nouvel évènement, mais aussi afficher les tâches et évènements suivants certains critères: projets archivés, projets arrêtés, etc… cette page vous permet principalement d’aller à vos différentes tâches et évènements, c’est votre point d’entrée dans l’application
Cette partie vous permet principalement de gérer les évènements, qui sont des éléments non rattachés à un projet: rendez-vous, meeting, voyage, anniversaire ou reminder. Il est possible de rattacher cet évènement à un projet, mais ce n’est pas une obligation. Les évènements vous permettent d’inviter d’autres participants, mais aussi de mettre en ligne vos rendez-vous et éventuellement vos disponibilités.

3. Projets

C’est sans aucun doute la partie la plus touffue de l’application.
90% des actions de l’application (à part peut être les contacts, et une partie des évènements) se retrouvent ici.
Vous pouvez donc créer un projet (qui dépend d’une entreprise qui devra être créée à l’avance si elle n’existe pas), où voir ses différents éléments.
Il existe plusieurs états pour votre projet:
- Indéfini
- Proposé
- Au planning
- En cours
- En attente
- Fini
- Template
- Archivé

Une vue détaillée vous permet de voir les détails (et éventuellement en modifier certains des attributs) et de voir tous les éléments qui lui sont rattachés:
- les tâches
- les tâches inactives
- les forums
- un diagramme de Gantt
- un log des tâches
- les fichiers attachés au projet

La grande nouveauté de cette application par rapport à d’autres (comme Activecollab notamment) est cette notion de diagramme de Gantt, oh combien familiaire aux habitués de MSProject ou de GanttProject. C’est la grande différence, la notion de diagramme de Gantt et de coût… beaucoup plus axé gestion de projet fonctionnelle et financière que gestion opérationnelle de projet (qui se centre beaucoup plus sur le partage d’informations, de fichiers, de messages, etc…)

4. Tâches

Sur cette page vous pouvez voir toutes les tâches qui vont sont affectées (sous forme de liste ou de diagramme de Gantt), les tâches par utilisateur, par projet, etc…
Vous pouvez voir le détail de chaque tâche, éventuellement éditer la tâche, ou aller vers le projet auquel elle est rattachée, mais surtout plus intéressant: enregistrer un log.
Ce log vous permet par exemple de rentrer le nombre d’heure travaillées, l’évolution du projet, mettre un commentaire aux personnes assignées, aux responsables de la tâche ou du projet, y affecter un coût, etc…
C’est cet élément, les log des tâches qui est vraiment intéressant, il permet un suivi intéressant des tâches et de leur évolution.

5. Calendrier

Le calendrier est somme toute un calendrier classique avec affichage par Mois/Semaine/Jour, et possibilité d’afficher tous les évènements, mais aussi de les raffiner par client, ou par types d’évènements (ceux qui me sont affectés, tous ou ceux que vous avez créés).
Bon pas de quoi crier de joie dans la rue, mais une fonction pratique pour avoir une vision globale des évènements

6. Fichiers

Là c’est une fonctionnalité intéressante (bien que maintenant assez répandu dans ce genre d’outils), qui sort du contexte de la gestion de projet pure (au sens des chefs de projets fonctionnels) pour permettre de mettre en commun des fichiers (peu importe le type).
Ces fichiers sont classés par:
- Inconnu
- Documents
- Applications
Un onglet Explorateur vous permet de créer des répertoire, éditer, dupliquer ou supprimer les fichiers et avoir ainsi une vue globale sur tous les fichiers stockés en ligne.
Les fichiers sont aussi accessibles à partir de la section projet et tâches (les fichiers pouvant être attachés au choix à rien, un projet ou une tâche, ce qui permet de hiérarchiser un peu l’accès à certains fichiers, et surtout en interdire l’accès à certaines personnes)

7. Contacts

Cette section vous permet d’accéder à un carnet d’adresse par entreprise et projet assez complet
Vous avez la liste complète des différents contacts consultables, avec possibilité d’envoyer un mail ou de télécharger sa vCard.
Vous pouvez (si vous disposez des droits suffisant) créer ou éditer un nouveau contact.
Les champs prévus sont assez vastes, état civil, titre, companie, département, coordonnées postales, contacts téléphonique, mail, site, messengers (Jabber, ICQ, AOL, MSN, Yahoo) et même anniversaire sont présents.
Un outil bien pratique je trouve plus ne plus avoir à chercher partout un contact en liaison avec tel ou tel projet.

8. Forum

L’application dispose aussi d’un module de forum. Ces forums sont assez simple:
Forum – thème – messages… (une fonctionnalité intéressant: l’export du forum en pdf… pratique pour garder une trace)
Les forums peuvent être attachés à un projet ou non
Un module plutôt basique (rien de comparable à un phpBB ou à un vBulletin) mais pratique pour se laisser des messages qui laissent une trace (autre que les mails et destinés à toute l’équipe)

9. Gestion de tickets

Une autre fonctionnalité intéressante est la gestion de tickets. Les tickets sont des messages d’erreur applicatif ou système qui doivent être gérés en général par l’équipe technique… un client rédige un ticket avec la description du bug, le CDP fonctionnel l’assigne à un développeur qui traite le ticket, etc…
Vous avez plusieurs états pour les tickets:
- les miens
- ouverts
- en cours
- fermés
- supprimés
- tous
Vous pouvez visualiser le contenu du tickets et le mettre à jour: affecter une personne sur le ticket, changer sa priorité ou son statut, mais surtout poster un message interne ou externe (vers le client)
Le module ici est simpliste (comparé à un Mantis par exemple) mais très bien fait, contient le minimum vital pour une gestion de tickets optimale (seul bémol ne pas pouvoir créer une tâche à partir d’un ticket, mais bon ça n’a rien de rebutant)

10. Gestion des utilisateurs

Ce module n’est accessible que pour les administrateurs et permet de gérer les différents utilisateurs qui accèdent à l’application, rien de fondamentalement transcendantal pour ce genre d’application…
Vous pouvez lui accorder des permissions sur certains projets, regarder ses logs, ou changer son rôle (administrateur, anonyme, invité, travailleur sur un projet) et même accéder à son diagramme de Gantt.

11. Configuration / installation

L’installation est des plus simple, on copie le code source sur son serveur web, on lance l’installation (on crait une base de donnée avant) et hop c’est prêt à démarrer…
Pour ce qui est de la configuration, l’interface est complète mais un peu confuse… beaucoup beaucoup de valeurs sont paramétrables, avec même un système de gestion des traductions (que je n’ai pas vraiment réussi à faire fonctionner, mais je ne me suis pas non plus complètement acharné dessus)

Fonctionnalités
Toutes les fonctionnalités principales dont nous avons besoin pour une bonne gestion de projet sont présentes: gestion des tâches, partage des fichiers, système de messagerie (forum), partage des contacts. Il embarque aussi des fonctionnalités très utile qui permettent de tout faire à partir de dotProject: Gestion de tickets, Timseheet (log des tâches).
Certes certains modules sont assez sommaires (comme celui des forums), mais il y a le stricte nécessaire et parfois un peu plus (comme certains exports en pdf qui sont les bienvenus)

Design/Navigation/Ergonomie
C’est là où les adeptes de BaseCamp ou GoPlan risquent de crier. L’ergonomie est basique, voir de temps en temps épouvantable (il m’a fallut 20 minutes pour trouver comment et où ajouter une tâche, ce qui pourtant est une action basique du soft), mais après une petite période d’apprentissage on est très vite dans le bain.
Certes l’interface est un peu vieillotte, et ne propose pas d’Ajax ou de DHTML mais peu importe, il fait le boulot qu’on lui demande et c’est très bien. Il est vrai néanmoins qu’on sent que le design a été fait par un (ou des) développeur et non par un designer, c’est pas très sexy, les couleurs sont un peu tristounettes, mais rien de fondamentalement rebutant (et puis vous avez le code source, donc à vous de l’adapter à votre sauce).

Conclusion
J’ai découvert à ma grande surprise une application complète, simple à installer et à utiliser, qui marche bien (j’y reviendrai dans un autre post sur ActiveCollab) et qui intègre des fonctionnalités intéressantes et permet de gérer 98% d’un projet web sous une même application (ce qui n’est pas rien).
Après quelques heures d’utilisation, je dois dire que je suis assez séduit… il ne lui reste que par passer par l’épreuve du feu: la mise en production sur un vrai projet. Quelqu’un l’a-t-il déjà utilisé en environnement de production.
Je dois dire qu’avant je conseillait un peu partout ActiveCollan et Mantis, ce qui me paraissait la meilleur option pour une gestion de projet effective. dotProject semble réunir le meilleur des deux (avec quelques fonctionnalités en moins je l’accorde), avec un petit effort sur le design et l’expérience utilisateur, on friserait la perfection.

Déjà utilisé, installé, j’attends vos commentaires.

Cet article a été posté le Monday 4 June 2007 à 2:53 pm et a été classé dans la catégorie Gestion de projet, Outils.